ÇAĞDAŞ KAĞIT AMBALAJ SAN. VE TİC. LTD. ŞTİ.
KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI
|
Yayın Onayı |
Yönetim Kurulu ...... Tarihli Kararı |
|
İmha Politika Versiyon |
Versiyon No. 01 |
İÇİNDEKİLER
1. GİRİŞ
1.1Politikanın Amacı............……………………………………………………………............….........2
1.2Politikanın Kapsamı....……………………………………………………………….....................…2
1.3Tanımlar……………………………………………………………….……………...........…............2
2.KAYIT ORTAMLARI…………………………………………………….………............................…3
3.SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR……………………………...........................4
3.1Saklamaya İlişkin Açıklamalar………………………………………………..................…….........4
3.1.1Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler……………………………………………....................…...4
3.1.2Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları………………………………………............................4
3.2İmhayı Gerektiren Sebepler……………………………………......…………………......................4
4. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ………………………………………….......….............5
4.1Kişisel Verilerin Silinmesi………………………………………………….……….........…..............5
4.2Kişisel Verilerin Yok Edilmesi……………………..………………………………….................….5
4.3Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi…………………………..……………………….....................6
5.SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ………………………………..………………….........….............7
5.1 İmha Süreleri……………………………………..…………………………………..........…............7
5.2 Periyodik İmha…………………………………………..……………………………..........….........9
6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER……………………….....…………………………...........….........9
6.1 Teknik Tedbirler………………………….....………………………………………...........…..........9
6.2İdari Tedbirler…………………………......………………………………………...........…...........10
7.KİŞİSEL VERİ KOMİTESİ…………………………......………………………….........….........…..11
8.POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI…………………………………..............11
9. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU………………………………………….............…11
10. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ......................................................................………………..........11
1.1 Politikanın Amacı
İşbu saklama ve imha politikası Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. kısaca (“Çağdaş Kağıt”) olarak veri sorumlusu sıfatıyla elde bulundurulan kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve sair mevzuatı uyarınca kişisel verilerin saklanması, silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından uygulanacak usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.
Bu kapsamda, çalışanların, çalışan adaylarının, müşterilerin, ziyaretçilerin ve herhangi bir nedenle Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası çerçevesinde kanunlara uygun olarak yönetilmektedir.
1.2 Politikanın Kapsamı
İşbu politika, şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, şirket müşterileri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler ile herhangi bir nedenle Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişileri ve bunların kişisel verilerini kapsamaktadır. Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti., bu politikayı www.cagdaskagit.com/kvkk internet adresinde yayımlamak suretiyle, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 16. maddesi ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’in 5. maddesindeki yükümlülüğünü yerine getirerek, bu kişisel veri sahiplerini bilgilendirmektedir.
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. bünyesinde kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan yollarla veya herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenmesine yönelik faaliyetlerde işbu Politika uygulanır.
1.3 Tanımlar
Açık Rıza: İlgili kişinin kendisiyle ilgili veri işlenmesine, özgürce, konuyla ilgili yeterli bilgi sahibi olarak ve sadece o işlemle sınırlı olarak verdiği onay beyanını,
Alıcı Grubu: Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,
Elektronik Ortam: Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,
Elektronik Olmayan Ortam: Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları,
İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini,
Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununu,
Kayıt Ortamı: Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortamı,
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgiyi,
Kişisel Veri Sahibi/ İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişiyi,
Kişisel Verinin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi,
Kişisel Veri İşleme Envanteri: Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami süreyi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanteri,
Kişisel Verileri Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesini,
Kişisel Verilerin Silinmesi: Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesini
Kişisel Verilerin Yok Edilmesi: Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini,
Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu’nu,
Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri,
Periyodik İmha: Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemini,
Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası: www.cagdaskagit.com/kvkk adresinden ulaşılabilecek, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. elinde bulunan kişisel verilerin yönetilmesine ilişkin usul ve esasları belirleyen politikayı, Veri sorumlularının, kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan azami süreyi belirleme işlemi ile silme, yok etme ve anonim hale getirme işlemi için dayanak yaptıkları işbu Politikayı,
Sicil: Kişisel Verileri Koruma Kurumu Başkanlığı tarafından tutulan veri sorumluları sicilini,
Şirket: Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. (Kısaca “Çağdaş Kağıt”)
Veri İşleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişiyi;
Veri Kayıt Sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemini;
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişiyi,
VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi’ni
Yönetmelik: 28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik’i
ifade eder. Bu Politika’da yer almayan tanımlar için Kanun ve Yönetmelik’teki tanımlar geçerlidir.
2. KAYIT ORTAMLARI
Kişisel veriler, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından aşağıda belirtilen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.
Tablo 1: Kayıt Ortamları
|
Elektronik Ortamlar |
Elektronik Olmayan Ortamlar |
|
|
3. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından; şirket ortakları, şirket hissedarları, şirket yetkilileri, çalışan, çalışan adayları, stajyer, stajyer adayları, şirket müşterileri, müşteri adayları, müşteri yetkilisi ve çalışanları, potansiyel ürün veya hizmet alıcısı, tedarikçiler, tedarikçi çalışanı, tedarikçi yetkilisi, ziyaretçiler, danışman ve üçüncü kişiler, iş ortakları, ürün veya hizmet alan kişiler ile herhangi bir nedenle Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. nezdinde kişisel verisi bulunan tüm gerçek kişilerin kişisel verileri Kanun, Yönetmelik ve ilgili mevzuatta yer alan usul ve esaslara uygun olarak işlenebilmekte, saklanmakta ve imha edilmektedir.
Bu kapsamda, saklama ve imhaya ilişkin açıklamalara aşağıda yer verilmiştir.
3.1 Saklamaya İlişkin Açıklamalar
KVKK’nın 3. maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4. maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5. ve 6 maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
3.1.1 Saklamaya İlişkin Hukuki Sebepler
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Kişisel veriler, KVKK’nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen aşağıdaki hukuki sebeplerle işlenebilmektedir.
3.1.2 Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti., faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
3.2 İmhayı Gerektiren Sebepler
Kişisel Verileriniz;
Hallerinde, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.
4. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ
İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından re’sen veya İlgili Kişi’nin başvurusu üzerine, yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.
Kurul tarafından aksine bir karar alınmadıkça, kişisel verileri kendiliğinden silme, yok etme veya anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından seçilir. Ancak, ilgili kişinin talebi halinde uygun yöntem gerekçesi açıklanarak seçilir.
4.1 Kişisel Verilerin Silinmesi
Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilme işlemidir. Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 2’de belirtilen şekillerde silinir;
Tablo 2: Kişisel Verilerin Silinmesi
|
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklamalar |
|
Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler |
Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır. |
|
Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. |
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak /silinerek karartma işlemi de uygulanır. |
|
Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler |
Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır. |
|
Veri Tabanında
|
Kişisel verilerin bulunduğu ilgili satırların veri tabanı komutları ile (DELETE vb.) silinir. |
|
Şirket Bilgisayarlarında
|
Kişisel veriler kimlik doğrulama ile erişim sağlanır ve işletim sistemi komutları kullanılarak silinir. |
4.2 Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 3’te belirtilen şekillerde yok edilir;
Tablo 3: Kişisel Verilerin Yok Edilmesi
|
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklamalar |
|
Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler |
|
|
Fiziksel Yok Etme |
Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, evrak imha makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir. |
|
Yerel Dijital Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri |
|
|
Fiziksel Yok Etme |
Kişisel Veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanmaktadır. |
|
Bulut Ortamında Tutulan Kişisel Verileri Yok Etme Yöntemleri |
|
|
Yazılımdan Güvenli Olarak Silme |
Bulut ortamda tutulan kişisel veriler bir daha kurtarılamayacak şekilde dijital komutla silinir ve bulut hizmet ilişkisi sona erdiğinde kişisel verileri kullanılır hale getirmek için gerekli şifreleme anahtarlarının tüm kopyaları yok edilir. Bu şekilde silinen verilere tekrar ulaşılamaz. |
4.3 Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından işlenen kişisel veriler bulundukları kayıt ortamlarından aşağıda Tablo 4’te belirtilen şekillerde anonim hale getirilir;
Tablo 4: Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi
|
Veri Kayıt Ortamı |
Açıklamalar |
|
Bölgesel Gizleme |
Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir. |
|
Değişkenleri Çıkarma |
İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır. Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir. |
|
Genelleştirme |
Birçok kişiye ait kişisel verilerin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir. |
|
Maskeleme |
Veri maskeleme, kişisel verinin temel belirleyici bilgisini veri seti içerisinden çıkartılarak kişisel verinin anonim hale getirilmesi yöntemidir. |
|
Veri Değiş Tokuşu |
Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır. |
5. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ
Kişisel verilerin saklanma süreleri belirlenirken yasal düzenlemelerin getirmiş olduğu yükümlülükler Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından göz önünde bulundurulmaktadır. Yasal düzenlemeler dışında, kişisel verilerin işlenme amaçları ve Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin söz konusu kişisel veriyi işlemesindeki meşru menfaati göz önünde bulundurularak saklama süresi belirlenmektedir. Bu kapsamda öncelikle, ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, ilgili mevzuatta bir süre öngörülmüşse bu süre kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir. İlgili mevzuatta bir süre öngörülmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmektedir. Kurul tarafından aksi yönde bir karar alınmadıkça, kişisel verileri silme, yok etme ya da anonim hale getirme yöntemlerinden uygun olanı Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından seçilir.
Tablo 5: Saklama Süreleri
|
VERİSİ İŞLENEN KİŞİ GRUBU |
VERİ KATEGORİSİ |
VERİ SAKLAMA SÜRESİ |
|
Çalışan |
Kimlik, Lokasyon, İletişim, Özlük, Hukuki İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Biyometrik Veri, Görev ve Unvan Verisi, Çalışan Yakını Bilgisi. |
İş Akdinin Feshinden İtibaren 10(On) Yıl Süre İle Saklanır.
|
|
Çalışan |
Sağlık |
İş Akdinin Feshinden İtibaren 15(On Beş) Yıl Süre İle Saklanır. (İş Sağlığı Ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği Md. 7) |
|
Çalışan Adayı |
Kimlik, İletişim, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Görsel-İşitsel Kayıtlar, Biyometrik Veri, Görev ve Unvan Verisi. |
İşe Başvuru Tarihinden İtibaren 6 Ay, İş Akdinin Feshinden İtibaren 10 Yıl
|
|
Çalışan Yakını |
Kimlik, İletişim |
İş Akdinin Feshinden İtibaren 10 Yıl |
|
İşyeri Hekimi |
Kimlik, İletişim, İmza |
İşten Ayrılmasından İtibaren 15 Yıl |
|
Müşteri |
Pazarlama, Görsel ve İşitsel Veri |
Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl |
|
Müşteri |
Kimlik, İletişim |
Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl |
|
Müşteri Şirket Yetkilisi |
Kimlik, İletişim, İmza |
Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl |
|
Müşteri Çalışanı |
Kimlik, İletişim |
Satın Alma İşleminden İtibaren 10 Yıl |
|
Ziyaretçi |
Kimlik, Fiziksel Mekan Güvenliği |
Ziyaretçi Kaydının Oluşturulduğu Tarihten İtibaren 6 Ay
|
|
İnternet Sitesi Ziyaretçisi |
Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği |
Kaydın Oluşturulmasından İtibaren 2 Yıl
|
|
Ürün/Hizmet Alan Kişi |
Kimlik, İletişim, İşlem Güvenliği, Müşteri İşlem,
|
Hizmet Alan Kişinin Satın Almış Olduğu Her Bir Ürün/Hizmetin Sunulmasından İtibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 İle Türk Ticaret Kanunu Md.82 Uyarınca 10(On) Yıl Süre İle Saklanır. |
|
Ürün/Hizmet Alan Kişi |
Fiziksel Mekan Güvenliği |
Olağan Zamanlarda 3 Ay, Adli Vakalarda Dava Zamanaşımı
|
|
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin iş birliği içinde olduğu Kurum/Firmalar (Tedarikçi, Bayi/Franchise) |
Kimlik, İletişim Bilgisi, Finansal Bilgiler, |
İş/Ticari İlişkisi Süresince Ve Sona Ermesinden İtibaren Türk Borçlar Kanunu Md.146 İle Türk Ticaret Kanunu Md.82 Uyarınca 10 Yıl Süre İle Saklanır. |
Mevzuat uyarınca daha uzun bir süre öngörülmüş olması ya da mevzuat uyarınca zamanaşımı, hak düşürücü süre, saklama süreleri vb. için daha uzun bir süre öngörülmüş olması durumunda, mevzuat hükümlerindeki süreler azami saklama süresi olarak kabul edilir.
5.1 İmha Süreleri
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. KVKK, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
İlgili kişi, KVKK’nın 13. maddesine istinaden Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti.’ye başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;
5.2 Periyodik İmha
Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti., Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereği periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir.
6.TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER
Kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için KVKK’nın 12. maddesiyle KVKK’nın 6. maddesinin dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından teknik ve idari tedbirler alınır.
6.1 Teknik Tedbirler
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda belirtilmiştir.
6.2 İdari Tedbirler
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda belirtilmiştir.
7. KİŞİSEL VERİLERİ KORUMA KOMİTESİ
Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. bünyesinde, Yönetim Kurulu kararına istinaden bir Kişisel Verileri Koruma Komitesi kurulmuştur. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası’na ve Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası’na uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.
Kişisel Verileri Koruma Komitesi, biri başkan, biri idari uzman, biri teknik uzman olmak üzere en az üç kişiden oluşur. Kişisel Verileri Koruma Komitesi’nde görevli Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. çalışanlarının unvanları ve görev tanımları aşağıda belirtilmiştir. Kişisel Verileri Koruma Komitesi, görev ve sorumluluklarını Şirket yönetim kurulunun kararlarından almaktadır.
Tablo 6: Kişisel Verileri Koruma Komitesi
|
Unvan |
Görev Tanımı |
|
Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı
|
Kanun’a uyumluluk sürecinde yürütülen projelerde her türlü planlama, analiz, araştırma, risk belirleme çalışmalarını yönlendirmek; KVKK, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası uyarınca yürütülmesi gereken süreçleri yönetmek ve ilgili kişilerce gelen talepleri karara bağlamakla yükümlüdür. |
|
KVKK Uzmanı (Teknik ve İdari) |
İlgili kişilerin taleplerinin incelenmesi ve değerlendirilmek üzere Kişisel Veri Koruma Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; Kişisel Veri Koruma Komitesi Yöneticisi tarafından değerlendirilen ve karara bağlanan ilgili kişi taleplerine ilişkin işlemlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisinin kararı uyarınca yerine getirilmesinden; saklama ve imha süreçlerinin denetiminin yapılmasından ve bu denetimlerin Kişisel Veri Komitesi Yöneticisine raporlanmasından; saklama ve imha süreçlerinin yürütülmesinden sorumludur. |
8. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI
Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Kişisel Verileri Koruma Komitesi Başkanı tarafından dosyasında saklanır.
9. POLİTİKA’NIN GÜNCELLEME PERİYODU
Politika, ihtiyaç duyulduğunda gerekli bölümleri gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir. İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yapılan değişiklikler derhal metne işlenir ve değişikliklere ilişkin açıklamalar politikanın sonunda açıklanır. Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında yapılacak güncellemeler www.cagdaskagit.com/kvkk adresinde yayınlanacaktır.
10. POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ
İşbu politika ../../.. tarihinde yürürlüğe girer. Politika, Çağdaş Kağıt Ambalaj San. ve Tic. Ltd. Şti. ‘nin internet sitesinde süresiz olarak yayımlanır ve talep eden kişisel veri sahibine metin veya erişim linki paylaşımı ile doğrudan iletilebilir. Politika’nın yürürlükten kaldırılmasına karar verilmesi halinde, işbu Politika’nın ıslak imzalı eski nüshaları ilgili birim tarafından iptal edilerek imzalanır ve 5 yıl süre ile saklanır.
